Mapeamento de processos em uma instituição pública de ensino superior

Abstract

As instituições de ensino precisam executar diversas atividades, muitas delas simultâneas, necessitando de ferramentas eficazes que mantenham o fluxo destes processos ocorrendo de maneira fluida e com o mínimo de retrabalho possível. Dentre os processos de uma instituição de ensino, a matrícula pode ser definida como um dos principais conjuntos de operações, pois ela viabiliza o vínculo do discente com a instituição. Porém, após o término de cada período, é necessário fazer a renovação da mesma. Sem ela, não é possível prosseguir na instituição. Diante disso, o objetivo deste trabalho foi mapear a etapa de matrícula dos veteranos de uma Instituição de Ensino Superior (IES). Para isso, foi desenvolvido um fluxograma de como o processo ocorre atualmente, através da observação do sistema e de documentos específicos. Os principais problemas encontrados que impactam no processo foram as opções “Buscar turmas em aberto”, “Ver estrutura equivalente a estrutura curricular” e a falta de aviso sobre o que se trata e quais são as disciplinas eletivas. Depois de identificadas as restrições existentes, foram propostas melhorias, através de um novo mapa do processo e inclusão de uma simbologia destacando uma disciplina optativa, apresentando ganho de desempenho, redução de atividades e diminuição de erros recorrentes.