Gerenciamento de processos e ferramentas digitais na UFERSA: um estudo de caso

Com o crescente interesse na eficiência e eficácia dos processos administrativos em instituições de ensino superior, a gestão de processos tem se destacado como uma ferramenta para otimizar operações e melhorar a qualidade dos serviços oferecidos. Este estudo tem como objetivo analisar os fatores intervenientes que afetam a adoção de ferramentas digitais na gestão de processos administrativos na Universidade Federal Rural do Semi-Árido (UFERSA). A pesquisa é de natureza qualitativa, operacionalizada por meio de uma análise de conteúdo e triangulação de dados, com aplicação de entrevistas semiestruturadas, realizadas com gestores do escritório de processos em estudo, interpretadas com auxílio do software Atlas Ti. Os resultados obtidos revelaram que o principal dificultador na adoção de ferramentas digitais foi a sobrecarga dos servidores. Esta ocorre devido ao déficit de pessoas, o que gera um acúmulo de funções e acaba não permitindo que os servidores tenham tempo e se dediquem o suficiente à implementação de ferramentas tecnológicas no escritório. Por outro lado, a adoção dessas tecnologias poderiam ser um otimizador de tempo e amenizar esse problema. Como sugestão também temos a contratação de estagiários e parceria com o curso de engenharia de produção da própria universidade para a realização de projeto de extensão onde os alunos realizem esses mapeamentos dentro dos setores e em áreas específicas. Espera-se uma contribuição para a compreensão dos desafios e oportunidades associados à adoção de ferramentas digitais na gestão de processos em contextos universitários, oferecendo diretrizes práticas para melhorias futuras, além da identificação de dificultadores e facilitadores resultantes da adoção da gestão de processos na administração pública.